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美云智数电子档案管理系统，助力企业实现无纸化操作

2021-04-21 16:23:01来源：财讯网  

本文转自广东美云智数科技有限公司官方公众号

中国是全球纸品产销大国，造纸总产量和消费量位居世界首位，近10年纸浆进口占世界贸易总进口量的1/3。在国家 “绿色环保”政策牵引下，加上信息技术、数字经济快速发展，众多企业在“无纸化办公”进程中积极探索。

就电子发票而言，自2013年中国首张电子发票开具以来，便进入“加速时代”，2019年开具电子发票数达100.5亿张，约为2018年的3倍。这意味着档案管理工作电子化，已是大势所趋。

美云智数基于电子信息安全性、公开性、完整性的管理需求，集成上下游核心生态系统，搭建专业化的“电子档案管理系统”，通过库位管理、归档、调档、盘点、考核、销毁等全流程的数字化管理提供支撑，以实现会计凭证、合同、报表等各类档案资料的全覆盖，建立电子档案生命周期管理体系与监督追踪体系。

对信息化程度较高的企业，电子档案系统将业务系统与档案系统相互连通，实现数据自动汇集；对信息化程度较低的企业，将手工导入与系统相结合，最大程度释放手工工作量，实现贴合企业现状的档案落地方案。

档案管理员通过电子档案系统“档案装订”与“档案上架”功能，在企业在未全面实现会计档案电子化前，将实物档案与电子档案双轨运行。

电子档案系统精准定位档案信息变更、附件更新、借阅归还记录，对每一条的档案精准追溯，实现档案全生命周期管理。

针对已归档的档案，电子档案系统每一个数据修改调整场景均可配置业务审批流程，实现对档案的标准化、流程化、透明化管控。

企业通过档案管理系统的“档案盘点”模块，对档案库实物进行盘点，并根据盘点结果生成盘点报告以及发起档案变更、流程更新操作。

电子档案系统可以根据业态定义档案类别，自定义归档字段与保管期限，并且兼容企业未来业务拓展新增的档案类型。

灵活配置权限维度，根据不同的权限维度进行数据管控。满足档案查询、接收差异、借阅归还明细报表，助力管理者掌握核心管理数据。

自去年9月“开展电子专票试点”至今，围绕着增值税电子发票，全国29个省（自治区、直辖市）开展了财政电子票据改革，覆盖医疗、非税、捐赠等所有票据种类。财政部新规，自2021年1月1日起，相关单位可以直接使用财政电子票据进行财务入账和档案管理。“电子档案管理系统”逐步被广泛应用，已成定局。美云智数将进一步保障电子信息安全有效，简化财务工作流程，助推企业会计档案“无纸化”进程。

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