合同管理系统(CLM)的选型和实施成功要点

2019-12-10 10:15:48来源:财金网  

企业合同管理是企业落实风险防控的一个重点领域,也是企业在对外交易的过程中须重点把控的内容,毋庸置疑,无论从外部的政策和环境上,还是...

企业合同管理是企业落实风险防控的一个重点领域,也是企业在对外交易的过程中须重点把控的内容,毋庸置疑,无论从外部的政策和环境上,还是从内部风险防范和制度遵从上来看,重要性都很高。CLM(合同全生命周期管理)的建设将有效辅助企业落实制度要求,规范流程、防控风险、提升效率。

目前来看,国内CLM越发得到企业用户的高度重视。结合CLM业内专家及国外发展趋势分析,国内CLM行业未来发展将趋向于与AI技术深度结合,同时加速融合电子签名;特别的是,CLM还将会成为企业数字中台的重要拼图;集团型企业将充分利用CLM进行法律事务的全面管控。

那么回归正题,企业在建设合同管理系统的过程中,从选型到实施,再到运维需要注意哪些风险?企业如何规避风险,科学高效进行合同管理信息化建设?...接下来就为您全方位解读!

一、企业选型CLM阶段常见的五大陷阱

通过充分的调研与分析,我们发现企业或集团从选型CLM时就面临五个常见的雷区。

以上企业在选型过程当中的频繁踩踏的五大雷区来源于《2019年中国CLM(合同全生命周期管理)市场品牌研究报告》中金融街投资(集团)法务部总经理刘安鹏所带来的解读,他指出:目前CLM属于相对小众的产品,缺少可借鉴系统,企业从零开始的开发成本较高,企业内部IT团队主要职责为信息系统统筹建设和管理运维,相对缺少系统开发人力和经验,相比而言,CLM产品成熟度更高,供应商的专业性满足要求。

综合以上成本、经验、专业度几方面因素考虑,选择供应商的成熟CLM服务是较优的解决方案。

二、实施阶段应该规避的八个风险

在实施CLM的阶段,中华企业法务部葛松表示企业经常性的忽略细节主要有:

1、企业会寄望于一次性的交钥匙工程,涉及多个业务部门的不同业务,同时上线CLM不仅IT存在巨大风险、同时也对正在进行的业务造成不便;

2、实施团队的稳定性非常重要,不同项目团队或项目经理轮番接手项目,会给整个CLM的实施增加了巨大的沟通成本,造成项目的延期;

3、甲乙双方没有提前做好原始系统数据的处理问题,造成CLM 项目应用的延迟。

同时,除以上三个关键因素外,包括实施过程中的需求理解、提前对合同的分类、全员参与度低、老旧瀑布式实施、业务蓝图梳理不清楚而造成合同管理自动化程度低等问题也是在实施阶段频繁发生的难题。因此一定要注意以下几点:

 公司领导进行立项,重视(或参与)项目推动;

 技术部门需要全程配合系统的落地;

 研发过程中,业务部门需要参与,提出修改意见;

 需要进行使用培训,帮助业务人员适应新的操作习惯;

 领导要给予法务部门足够话语权,落实合同管理制度。

三、运维阶段需要注意的七个误区

企业在CLM的运维阶段,通常情况下不能直接将新系统彻底替代或部署在原有的业务系统之上,奥飞娱乐股份有限公司许媛媛表示:在运维阶段前,企业需要一个预使用的阶段,这样做的好处是:

 让员工有时间去适应新的操作习惯和合同规范流程;

 测试系统的运维灵活度;

 让员工充分使用,以测试和发现系统暴露的问题;

 充分进行不同业务的培训;

 测试与不同系统的对接和兼容应用;

 检验是否出现因上线CLM系统而导致增加大量新流程和工作,反而降低合同效率。

具体运维阶段需着重关注的内容可参考《2019年中国CLM(合同全生命周期管理)市场品牌研究报告》,关注“法智易”公众号,回复“报告”,免费获取。

很多企业往往没有对运维进行合理的预期和判断,造成新系统在各子公司、各部门内的应用遭遇阻碍。同时也要注意CLM的运维是否需要配备专门的人员处理,如果需要1-2个独立系统维护人员,那么说明CLM的实施和应用是糟糕的,那就需要进行必要的系统调整。

四、科学实践CLM的方法论

那么,企业用户在合同管理信息化建设中如何才能避免或者说少踩坑呢?拥有科学的实践CLM的方法论很重要。

STEP 1:内部需求统一阶段

在合同管理信息化建设的第一步,一定要进行企业内部需求的调研,达成统一建设需求。

首先,在找IT服务之前,企业首先内部要有一套合同管 理制度、合同分类、合同流程表单的准备、合同系统集成系统的对接准备。

其次,设立合同管理职责的唯一归口组织,以便对后期开启IT业务统一管理、指导;通常情况下应该从各部门抽调人员组成项目团队,项目团队需要对CLM进行统一认知和 理解达成共识;建议法务部门为主导,IT部门为辅助的项目团队组建方式。

最后,企业要开始梳理信息化要从周边IT系统开始,定位各系 统当中的合同文档;再进行整体规划今后的合同归口;同时提前梳理主数据。

STEP 2:选型供应商阶段

选型供应商阶段,企业应该特别考察CLM品牌商的相关业务经验和实力,主要包括以下几点:

STEP 3:实施阶段

企业在实施CLM时应该遵守一个重要规则:由总到分,由上到下,做到统一规划,分步实施。比如,总部先用,分子公司(或部门)逐批次建设——优先选取试点机构特征(业务稳定、合同风险相对较高)......进行接受性测试,明晰新老系统的使用规则(并行或切换)。

STEP 4:运维阶段

企业在运维CLM时,更加考验企业对制度的落实和经验的把握:掌握时机。企业尤其需要重点注意三点:配套服务、保障方法以及推广与分析。

五、CLM实施亮点分享

1、CLM在企业数字中台的重要应用

关于CLM在企业数字中台中的实施,奥飞娱乐股份有限公司CIO阮清林指出:CLM的中台化,不仅为企业的数字中台提供数据服务,同时能够实现全集团、 全公司多级次合同数据的及时获取和智能分析,达到数据中台面向合同业务的灵活 微服务——‘一点落地、多点共享’。

2、CLM协助法律事务的全面管控

关于集团型企业的CLM建设思路,新希望集团法务合规部部长李红顺的建议是:集团型企业的CLM建设思路应该覆盖合同法律风险防控、纠纷案件管理、知识产权管理以及股权管理等多个方面进行法律事务的全面管控。具体展开来说:

 合同法律风险防控

合同法律风险是企业所面临的主要法律风险之一。企业对外签署的所有合同必须经过法律审核,这是防范合同法律风险的重要保障。企业主营业务相关合同模板化,并嵌入到CLM系统中固化执行,有助于防范合同法律风险,也有助于提高合同法律审核效率;

 纠纷案件管理

集团型企业,为了更好的实现统计、查询功能,建议全集团统一建设;民事案件、刑事案件、行政案件等不同类型的案件在程序上存在差异,因此,信息化设计中需要考虑差异化的因素;案件的进以及各类程序事项需要在信息化设计中细化控制,从而真正实现纠纷案件全生命周期的管理;

 知识产权管理

企业有大量的商标和著作权,信息化系统建设需要考 虑知识产权全生命周期管理,如商标的申请,驳回复审,续展,异议,侵权、维权等全业务过程管理。集团型企业存在一次批量申请多个商标的情况,在系统设计时要支持批量操作,减少商标管理人员的重复 操作,从而提高效率;

 股权管理

股权管理包括公司设立,股权变更,公司登记事项变更、董监高变更、股权出质等全业务管理。根据股权关系,实时动态生成企业股权结构全景图, 便于查询。

当前,从合同管理到CLM,国内供应商群雄逐鹿。ERP、OA协同、专业CLM、BPM、法律服务以及电子签名等六大企业服务领域品牌商正在一同竞技CLM赛道。不同供应商的优劣势各有特点。那么,这六大企业服务领域品牌商的在用户市场的用户口碑情况以及竞争格局又是怎样的呢?

《2019年中国CLM(合同全生命周期管理)市场品牌研究报告》根据市场占有率和市场曝光度绘制了合同管理市场品牌进击象限,并从品牌功能感知、品牌市场和品牌价值指数三个维度具体罗列了对部分品牌商的调研结果......关于合同管理信息化建设的选型建议尽在其中,关注“法智易”,回复“报告”,免费获取完整版报告!

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